技能実習の書類一覧と保管期間
残す・手元に置く・本人に渡す

書類を3つの箱に仕分ける（一覧）

迷いやすいのは②と③です。合格証書は、原本は③で本人のもの、写しは②で会社が持つ、と1枚の書類が2つの箱に分かれます。

①残す：期間が決まっている書類（1年・3年・5年）

書類	いつから数えるか
1年技能実習の決まりで作る帳簿
技能実習生の管理簿 名簿・履歴書・雇用契約書と雇用条件書など	技能実習が終わった日
認定計画の履行状況に係る管理簿	技能実習が終わった日
技能実習日誌	技能実習が終わった日
3年労働基準法の書類
労働者名簿	退職した日
雇入れ・退職の書類 雇用契約書など	退職した日
賃金台帳	最後に記入した日（給料日のほうが後なら給料日）
出勤簿・タイムカード	最後に記入した日（給料日のほうが後なら給料日）
年次有給休暇管理簿	その有給を使える1年間が終わった日（その1年間も残す）
5年労働安全衛生法の書類
健康診断個人票	規則に書かれていない（下で説明）

雇用契約書と賃金台帳は、技能実習の帳簿にも労働基準法の書類にも出てきます。こういう書類は長いほうの3年に合わせます。

技能実習の帳簿は3つ

④ 海外の取引先や子会社から直接受け入れる企業単独型では、入国前講習と入国後講習の記録（参考様式第4-3号・第4-4号）も会社の帳簿です。職種によっては、国の告示で帳簿が増えることもあります。

名簿に書く項目と、使う様式の番号

• 名簿：氏名・国籍・生年月日・性別・在留資格と在留期間・在留カード番号・外国人雇用状況届出の届出日・技能実習計画の認定番号と期間・計画を変えたときの内容。第1号など前の計画のときの内容も消さずに残します。
• 履歴書＝参考様式第1-3号／雇用契約書と雇用条件書＝参考様式第1-14号
• 待遇がわかる書類は、労働基準法で備える賃金台帳などがあれば、それで足ります。
• 履行状況の管理簿＝参考様式第4-1号（最後に技能実習責任者の名前を入れます）／技能実習日誌＝参考様式第4-2号

日付で見ると

• 1年実習が終わった日から。第2号まで続けた人は、第1号の分も含めて残します。第3号まで続けた人は運用要領に例が無いので、捨てる前に監理団体か機構に確認を。
• 3年名簿と雇用契約書は退職した日から。賃金台帳と出勤簿は、最後の給料日から。
• 5年数え始めは規則に書かれていません。退職した日から5年にしておけば足ります。

②手元に置く：期間の決まりが無い書類

何年残すという決まりは見当たらないものの、実習のあいだ毎日・毎月使う書類です。

この3つは、技能実習の帳簿と同じ棚に置き、実習が終わってから1年は一緒に残しておくと扱いやすいです（決まりではなく、この記事の提案です）。合格証書の写しは、優良要件の申告に使うなら3年は残します。

③本人に渡す・預からない書類

帰国するフィリピンの人から「雇用証明書」を頼まれたら

帰国の前後に、フィリピンの技能実習生から「Certificate of Employment（雇用証明書）」を頼まれることがあります。帰国してから連絡が来ることもあります。

フィリピンでは、退職した人から求められたら、3日以内に雇用証明書を出すよう国の通達（2020年）で決まっています。フィリピン労働雇用省は2026年1月にも、この決まりを守るよう会社に呼びかけました。本人にとっては、次の職場に出すのが当たり前の書類です。

通達の解説では、書くのは勤めた期間と仕事の内容で、違反や処分のことは書かないとされています。日本の退職証明書と同じく、書く中身をしぼる考え方です。英語で、勤めた期間と仕事の内容を書きます。

〇〇〇〇株式会社（会社名・住所・電話番号）

CERTIFICATE OF EMPLOYMENT

This is to certify that Mr./Ms. 〇〇〇〇 has been employed in our company from 〇〇 〇〇〇〇 to 〇〇 〇〇〇〇, holding the position of 〇〇〇〇（職種・作業）.

This certification is issued upon the request of the above person.

〇〇〇〇年〇月〇日　代表取締役 〇〇〇〇　印

帰国の前と、片づける前の確認

期限が過ぎた書類は、名簿や給料の個人情報のかたまりです。シュレッダーや溶解処理で、読めない形にして捨てます。

補足

この記事のもとになった決まり	内容
技能実習法 第20条・同施行規則 第22条	技能実習の帳簿の種類と、技能実習が終わった日から1年
技能実習法施行規則 第5条	計画の認定通知書に申請書の副本を添えて通知
技能実習制度運用要領 第4章	帳簿の中身、第2号まで続けたときの例、電子で持つときの条件、合格証書を本人へ手渡すこと
技能実習法 第48条	旅券・在留カードの保管の禁止
労働基準法 第109条・附則第143条	労働者名簿・賃金台帳などは5年（当分のあいだ3年）
労働基準法施行規則 第56条	数え始めの日（給料日のほうが後なら給料日）
労働基準法施行規則 第24条の7・附則第71条	年次有給休暇管理簿は5年（当分のあいだ3年）
労働安全衛生規則 第51条	健康診断個人票は5年
労働基準法 第22条	退職時の証明（求められたら遅滞なく・求められていないことは書かない）
所得税法 第226条	源泉徴収票は退職した日から1か月以内に交付

• 法令はe-Gov法令検索、帳簿と合格証書の扱いは外国人技能実習機構「技能実習制度運用要領」第4章と参考様式（帳簿関係）、修了証明書は厚生労働省「技能実習修了証明書について」、出勤簿・タイムカードの扱いは改正労働基準法等に関するQ&A（令和2年4月）で確認しました（2026年9月）。
• フィリピンの雇用証明書の決まりは、フィリピン労働雇用省の通達（Labor Advisory No. 06, Series of 2020）です。「3日以内」はフィリピン労働雇用省のニュースリリース（2026年1月21日）で、書く中身は現地の法律家の解説で確認しました。
• 社会保険・雇用保険・税の書類の保存期間は、それぞれ別の決まりがあり、この記事では扱っていません。
• 決まりは改正されることがあります。捨てる前に、最新の運用要領を確かめてください。

関連記事｜日々の労務（賃金・時間・休暇・書類）

この記事に出てきた書類ごとに並べています。

ほかに 技能実習生の有給休暇（有給管理簿）と 技能実習生の健康診断（個人票）もあります。